PVS-Wechsel und Datenmigration: Ein sauberer Ablauf in drei Phasen

Wann ein PVS-Wechsel wirklich sinnvoll ist

Viele Praxen wechseln ihr PVS nicht, weil sie einen Grund gefunden haben, sondern weil der Leidensdruck groß genug geworden ist. Das ist keine schlechte Basis, aber sie führt oft zu hastig geplanten Projekten.

Ein Wechsel lohnt sich konkret dann, wenn das aktuelle PVS Anforderungen dauerhaft nicht erfüllt: fehlende Schnittstellen zu Medizingeräten, mangelnde KIM-Integration, kein sinnvolles Mehrbenutzersystem, schlechter Hersteller-Support oder ein Anbieter, der absehbar den Betrieb einstellt. Ebenso wenn eine Praxis wächst und das bisherige System mit Mehrstandort oder Mehrärztebetrieb nicht umgehen kann.

Was kein guter Wechselgrund ist: Frustration nach einem schlechten Update-Erlebnis oder das Angebot eines günstigeren Anbieters, das die Migrationskosten nicht mitrechnet.

Die Wechselentscheidung sollte vor dem Hintergrund der nächsten fünf bis sieben Jahre getroffen werden, nicht auf Basis der letzten schlechten Woche.

Die drei Phasen eines sicheren Wechsels

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   Vorlaufphase (4 bis 8 Wochen)
   Anforderungen dokumentieren: Welche Schnittstellen werden gebraucht? Welche Geräte hängen am PVS? Welche Abläufe sind praxisspezifisch? Angebote einholen und testen. Testmigration mit einem Teil der Patientendaten durchführen. Mitarbeitende schulen. TI-Konfiguration für das neue PVS vorbereiten. Backup des Altsystems erstellen und prüfen.
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   Cut-over-Wochenende
   Altsystem einfrieren: kein neuer Eintrag mehr. Finale vollständige Datenmigration durchführen. Qualitätsprüfung: Stichproben-Vergleich zwischen alten und neuen Datensätzen. Neues PVS in Produktion nehmen. TI-Verbindung (Konnektor, KIM, Kartenleser) im neuen PVS prüfen. Notfallkontakte des neuen PVS-Anbieters und des IT-Dienstleisters bereithalten.
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   Nachlaufphase (4 bis 8 Wochen)
   Praxis arbeitet im neuen PVS. Altsystem bleibt lesend zugänglich für ältere Einträge. Mitarbeitende haben Ansprechpartner für Fragen. Offene Migrationspunkte (Freitexte, Scan-Anhänge) werden Schritt für Schritt nachgearbeitet. Nach der Nachlaufphase wird entschieden, ob das Altsystem in Archivbetrieb übergeht oder ob alle relevanten Daten migriert sind.

Datenformate im Überblick

Beim PVS-Wechsel begegnen Ihnen drei Datenformate, die unterschiedlich gut migrierbar sind.

GDT (Gerätedatentransfer). Das Standardformat für die Kommunikation zwischen PVS und Medizingeräten. EKG-Geräte, Laborgeräte und Lungenfunktionssysteme exportieren in GDT. Dieses Format ist PVS-übergreifend verständlich, die Migration funktioniert in der Regel gut.

BDT (Behandlungsdatentransfer). Das Format für Patientenstammdaten und Abrechnungsdaten zwischen PVS-Systemen. BDT ist alt und hat Einschränkungen: Freitextnotizen werden oft abgeschnitten oder verlieren Formatierungen. Grafiken und Anhänge transportiert BDT nicht.

HL7 (Health Level 7). Wird vor allem im Krankenhausumfeld und bei spezialisierten Systemen wie Nephro7 oder Indication genutzt. Strukturierte Klinikinformationen lassen sich darüber vollständiger transportieren als über BDT. Voraussetzung: beide Systeme unterstützen kompatible HL7-Versionen.

Was über keines dieser Formate geht: proprietäre Formulardesigns, PVS-spezifische Sonderfunktionen und Bildmaterial, das nicht in einem Standardformat (DICOM, PDF) vorliegt.

Aufbewahrungspflicht und Archivierung der Altdaten

Die ärztliche Aufbewahrungspflicht für Patientendokumentation beträgt zehn Jahre, gerechnet vom letzten Behandlungsdatum pro Patient. Für bestimmte Unterlagen (Röntgen, Strahlentherapie) gelten längere Fristen.

Das bedeutet für den PVS-Wechsel: das Altsystem lässt sich nicht einfach abschalten. Es gibt drei sinnvolle Optionen.

Option 1: Altsystem im Archivbetrieb weiterlaufen lassen. Das System bleibt lesend zugänglich, neue Einträge sind nicht mehr möglich. Kostet weiterhin Lizenz- und Wartungsgebühren, ist aber einfach.

Option 2: Daten in ein Archivformat exportieren. Manche PVS-Anbieter liefern eine Archivlösung mit. Die Daten werden in ein standardisiertes Format gebracht (PDF, strukturiertes XML) und revisionssicher gespeichert. Das erfordert Aufwand bei der Migration, spart aber laufende Kosten.

Option 3: Vollständige Migration in das neue PVS. Nur sinnvoll, wenn das neue System alle Altdaten in lesbarer Form importieren kann. In der Praxis gelingt das selten vollständig.

Quelle: Bundesbeauftragte für den DatenschutzBundesbeauftragte für den Datenschutz: Grundsätze zur Datenaufbewahrung in der Arztpraxis.

Typische Kostenrahmen je Praxisgröße

Die Zahlen sind Orientierungswerte ohne PVS-Lizenzkosten. Der tatsächliche Aufwand hängt davon ab, wie gut das Altsystem exportieren kann, wie viele Daten manuell nachbearbeitet werden müssen und ob zusätzliche Systeme (Labor, Bildgebung, Geräte) ebenfalls umgestellt werden.

ITCC begleitet PVS-Wechsel von der Anforderungsanalyse bis zum Ende der Nachlaufphase. Wenn Sie einen Wechsel planen oder prüfen wollen, ob er sinnvoll ist: Rufen Sie an, bevor ein Anbieter bereits ein Angebot gelegt hat.