IT-Kosten in der Arztpraxis: Benchmark nach Praxisgröße

Was alles in IT-Kosten reingehört

Wenn Praxisinhaber nach ihren IT-Kosten gefragt werden, nennen die meisten die Betreuungspauschale ihres IT-Dienstleisters. Das ist aber nur ein Teil der tatsächlichen Ausgaben.

Eine vollständige Betrachtung umfasst sechs Kostenblöcke:

PVS-Lizenz: Das Praxisverwaltungssystem ist in der Regel das teuerste laufende IT-Produkt. Abgerechnet wird meist pro Arzt und Monat oder als Jahresvertrag. Preise variieren stark nach Anbieter und Funktionsumfang.

Telematik-Infrastruktur: Konnektor, SMC-B-Karten, KIM-Zugang, eRezept-Dienste. Die TI-Kosten sind in den letzten Jahren gestiegen, weil jede neue Anwendung neue Komponenten oder Lizenzen mit sich bringt.

IT-Dienstleister: Entweder als monatliche Pauschale oder Stundensatz. Die Pauschale umfasst typischerweise Monitoring, Reaktionszeiten, Wartung, Updates, Helpdesk. Was nicht drin ist, steht im Vertrag und wird separat berechnet.

Hardware-Abschreibung: Arbeitsplatzrechner, Server, Drucker, Netzwerkkomponenten haben eine Nutzungsdauer. Selbst wenn Sie Hardware kaufen statt leasen, entstehen alle paar Jahre Erneuerungskosten. Verteilt auf die Nutzungsdauer ergibt das einen monatlichen Betrag.

Software-Lizenzen außerhalb des PVS: Microsoft 365, Backup-Software, Sicherheitslösungen, Fernwartungstools, Patientenportal.

Internet und Telefonie: Die Praxis-Leitungen, ggf. redundante Verbindungen, VoIP-Anlage.

Benchmark nach Praxisgröße und Fachrichtung

Die folgenden Spannen sind Orientierungswerte aus der Betreuungspraxis von ITCC. Sie spiegeln typische Gesamtkosten wider, keine Garantien. Einzelne Posten können je nach PVS-Wahl, Standort und Leistungstiefe abweichen.

Warum Fachärzte oft mehr zahlen: Die IT-Kosten steigen nicht linear mit der Praxisgröße. Fachärzte mit Medizingerät-Integration (Kardiologie, Dialyse, Augenheilkunde, Radiologie) haben höhere Anforderungen an Datensicherheit, Gerätekonnektivität und Ausfallsicherheit. Ein Ausfall, der in einer Hausarztpraxis eine Unannehmlichkeit ist, ist in einem Dialysezentrum ein medizinischer Notfall.

Die drei größten Kostentreiber

Erstens die PVS-Lizenz: Bei den meisten Praxen ist das Praxisverwaltungssystem der größte monatliche Einzelposten. Die Preise reichen von unter 100 Euro pro Arzt für einfache Systeme bis weit über 400 Euro für Systeme mit vollständiger Laboranbindung, Bildgebungsintegration und Mehrstandort-Funktionalität. Oft gibt es Basispreis plus Zusatzmodule, die sich summieren.

Praxen, die ihren PVS-Vertrag seit Jahren nicht überprüft haben, zahlen manchmal Lizenzgebühren für Module, die sie gar nicht mehr nutzen. Ein einmaliger Vertragscheck kann hier Geld sparen.

Zweitens die Telematik-Infrastruktur: Die Kosten für TI-Komponenten sind schwer zu überblicken, weil sie auf verschiedene Positionen verteilt sind: Konnektor-Miete oder Abschreibung, SMC-B-Karten, KIM-Lizenzen, eRezept-Komponenten, gelegentlich Kosten für Konnektoren-Support. Die gematik-Pauschalen, die Praxen über die KV erhalten, decken diese Kosten nicht vollständig.

Drittens der IT-Dienstleister: Eine monatliche Betreuungspauschale wirkt auf den ersten Blick hoch. Im Vergleich zum Stundensatz-Modell ist sie es oft nicht, gerade dann nicht, wenn etwas schiefläuft. Hier lohnt ein genauer Blick auf die Vertragsstruktur.

Was nicht in der monatlichen Pauschale steckt

Keine Pauschale deckt alles ab. Die häufigsten Positionen, die zusätzlich anfallen:

Hardware-Erneuerung: Server, Arbeitsplatzsysteme und Netzwerktechnik müssen in Zyklen erneuert werden. Ein Server hat eine Nutzungsdauer von typischerweise fünf bis sieben Jahren. Wer das nicht einplant, wird von der Rechnung überrascht.

Größere Software-Upgrades: Wenn der PVS-Hersteller eine neue Hauptversion herausbringt, die eine Neuinstallation erfordert, oder wenn eine Praxis auf ein neues System migriert, ist das meist nicht in der Betreuungspauschale enthalten.

Standortumzug oder Erweiterung: Ein neuer Standort, eine neue Niederlassung oder ein Praxisumzug bringt Setup-Kosten mit sich. Verkabelung, neues Netzwerk, neue TI-Anbindung.

Compliance-Dokumentation erstmalig: Das erste Berechtigungskonzept, der erste Notfallplan, die TOMs nach DSGVO. Die Erstellung dieser Dokumente ist Aufwand, der in der laufenden Pauschale normalerweise nicht enthalten ist.

Schulungen: MFA-Schulungen zu IT-Sicherheit, Phishing-Awareness-Trainings, Datenschutzunterweisungen.

Wie sich Kosten realistisch senken lassen

Kostensenkung in der Praxis-IT ist möglich, aber selten durch einfaches Wechseln des Anbieters. Was tatsächlich hilft:

Hardware-Leasing statt Kauf: Wer Hardware least statt kauft, vermeidet große Einmalausgaben und hat in der Regel eine Service-Komponente eingebaut. Das glättet Investitionskosten über die Nutzungsdauer.

PVS-Vertrag prüfen: Welche Module sind aktiv lizenziert? Werden alle genutzt? PVS-Hersteller bieten oft Vertragsanpassungen an, wenn man aktiv fragt.

Konsolidierung von Dienstleistern: Wer vier verschiedene Anbieter für Netzwerk, PVS-Support, TI-Betreuung und Datenschutz hat, zahlt viermal Koordinationsaufwand und hat viermal das Risiko, dass eine Schnittstelle nicht klar ist. Weniger Dienstleister mit klarer Verantwortung senkt Kosten und Fehlerquellen.

Cloud statt On-Premise: Für einige Anwendungen ist Cloud-Hosting günstiger als eigene Server, weil der Wartungsaufwand entfällt. Das gilt nicht pauschal für alle Systeme, aber für Backup und bestimmte Anwendungen ist es prüfenswert.