KIM in der Arztpraxis einrichten: Anbieter, Schritte, Stolperfallen

Was KIM ist und was nicht

KIM ist der verschlüsselte Kommunikationsdienst der Telematikinfrastruktur. Technisch gesehen ist es ein E-Mail-System, aber ein geschlossenes. Absender und Empfänger müssen beide in der TI registriert sein. Eine KIM-Adresse sieht aus wie eine normale E-Mail-Adresse, zum Beispiel praxisname@praxis.kim.telematik. Was dahinter passiert, unterscheidet sich grundlegend von normaler E-Mail: die Verschlüsselung läuft end-to-end über die TI, die Authentifizierung über die SMC-B-Karte.

Was KIM nicht ist: kein Ersatz für normale Patienten-Kommunikation. Patienten haben keine KIM-Adresse und können keine KIM-Nachrichten empfangen. KIM ist ausschließlich für den Austausch zwischen medizinischen Einrichtungen, also zwischen Arztpraxen, Krankenhäusern, Krankenkassen und Behörden.

Die Pflicht zur KIM-Nutzung besteht seit Juli 2021. Wer keine eAU-Übermittlung über KIM macht, verletzt die Abrechnungsvoraussetzungen.

Quelle: gematik Fachportalgematik Fachportal: KIM-Spezifikation und Anbieterliste.

Die vier Schritte der KIM-Einrichtung

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   KIM-Anbieter wählen und Postfach beantragen
   Wählen Sie einen gematik-zugelassenen KIM-Anbieter. Bekannte Anbieter sind arvato Systems (Rise KIM), CompuGroup Medical (CGM KIM), KoSy und weitere. Der Anbieter stellt Ihnen eine KIM-Adresse aus und richtet das Postfach ein. Dafür benötigt er Ihre Betriebsstättennummer (BSNR) und die SMC-B-Kartendaten.
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   KIM-Client-Modul installieren
   Das KIM-Client-Modul ist eine lokale Software, die zwischen Ihrem PVS und dem KIM-Postfach vermittelt. Es läuft typischerweise als Dienst im Hintergrund auf dem Praxis-Server oder einem dedizierten Rechner. Die Installation erfolgt vom Anbieter oder dem IT-Dienstleister.
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   Postfach im PVS hinterlegen
   Im PVS wird die KIM-Adresse und der Mailserver-Zugang eingetragen. Jedes PVS hat dafür eigene Einstellungsfelder: in Medistar unter Kommunikation, in Turbomed unter TI-Dienste, in Isynet im Kommunikationsmodul. Die genauen Felder variieren je Version, der Anbieter liefert dazu eine Installationsanleitung.
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   Ersten Versand testen
   Senden Sie eine Testnachricht an eine bekannte Adresse, zum Beispiel an einen Kollegen oder an die Testadresse Ihres KIM-Anbieters. Prüfen Sie, ob die Nachricht ankommt und ob eine Quittung zurückläuft. Erst wenn das funktioniert, ist KIM produktionsbereit.

Welcher KIM-Anbieter passt zu welchem PVS

Die Kompatibilität ist nicht bei jedem Anbieter und jedem PVS identisch gut. Das liegt nicht an der Technik allein, sondern auch daran, wie intensiv PVS-Hersteller und KIM-Anbieter ihre Integration gemeinsam gepflegt haben.

Als Faustregel: Wenn Ihr PVS-Hersteller einen bevorzugten KIM-Anbieter nennt, nehmen Sie den. Medistar arbeitet gut mit CGM KIM zusammen. Turbomed und Isynet sind mit mehreren Anbietern zertifiziert, die jeweiligen Versionshinweise im PVS-Handbuch geben Auskunft. Für Nephro7 und Indication empfehlen wir, vorab beim Hersteller anzufragen, welche Anbieter aktuell zertifiziert sind.

Was nach der Einrichtung kommt

Nach dem ersten erfolgreichen Versand ist KIM einsatzbereit. Drei Dinge sollten Sie danach im Blick behalten:

Der Verzeichnisdienst der gematik listet alle KIM-Adressen der TI. Ihre Adresse erscheint dort nach Registrierung automatisch, aber es kann einige Tage dauern. Solange Sie nicht auffindbar sind, können Kollegen Ihnen keine Nachricht schicken, die Ihre Adresse nicht kennen.

Die SMC-B-Karte muss aktiv und gültig sein, damit KIM funktioniert. Wenn die Karte abläuft oder gesperrt ist, läuft KIM ohne Fehlermeldung nicht mehr. Das ist eine häufige Ursache für plötzliche KIM-Ausfälle Wochen nach der Einrichtung.

Das KIM-Client-Modul braucht gelegentlich Updates. Anders als das PVS aktualisiert sich das KIM-Modul nicht automatisch. Wenn das PVS auf eine neue TI-Version aktualisiert wird, muss das KIM-Modul mitziehen.

Häufige Stolperfallen beim ersten Versand

Die Einrichtung schlägt am häufigsten an drei Stellen fehl:

Falsche SMTP-Einstellungen im PVS. Jeder KIM-Anbieter hat eigene Serverdaten, Ports und Authentifizierungsverfahren. Ein Tippfehler im Servernamen oder eine falsche Port-Nummer reicht, damit keine Nachricht durchgeht. Die Fehlermeldung im PVS ist dabei oft wenig aufschlussreich.

SMC-B-Karte nicht freigegeben. Das KIM-Client-Modul muss die SMC-B-Karte einmalig freigeben, bevor der erste Versand klappt. Dieser Schritt wird in Anleitungen oft nicht hervorgehoben und dann vergessen. Die Folge: KIM antwortet mit einem Authentifizierungsfehler.

Tippfehler in der Empfängeradresse. KIM-Adressen haben ein festes Format. Wenn eine Adresse nicht stimmt, kommt die Nachricht nicht an und die Fehlerquittung landet oft im KIM-Client, nicht im PVS. Prüfen Sie Empfängeradressen immer über den TI-Verzeichnisdienst, nicht über persönliche Notizen.

ITCC richtet KIM für betreute Praxen als Teil des TI-Onboardings ein. Wenn nach der Ersteinrichtung Probleme auftreten, lösen wir das üblicherweise per Fernzugriff innerhalb einer Stunde.