Der elektronische Arztbrief (eArztbrief) in der Praxis: Einrichtung, Signatur und Versand über KIM

Der Faxbrief an die überweisende Praxis oder die Klinik ist in vielen Häusern noch Alltag, obwohl er langsam, unsicher und rechtlich zunehmend heikel ist. Der elektronische Arztbrief ist der vorgesehene Ersatz. Dieser Artikel erklärt, was Sie technisch brauchen, wie die Signatur funktioniert und wie der Versand über KIM in der Praxis wirklich abläuft.

Was der eArztbrief ist und warum er über KIM läuft

Der eArztbrief ist die elektronische Version des klassischen Arztbriefs, die verschlüsselt und signiert zwischen zwei Teilnehmern der Telematikinfrastruktur übertragen wird. Er läuft ausschließlich über KIM (Kommunikation im Medizinwesen), den zugelassenen Kommunikationsdienst der TI. Der frühere Weg über KV-Connect existiert nicht mehr.

KIM funktioniert im Prinzip wie eine abgesicherte E-Mail speziell für das Gesundheitswesen: Ende-zu-Ende-verschlüsselt, an geprüfte Teilnehmer gebunden und in Ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) integriert. Der eArztbrief selbst ist dabei in der Regel ein PDF-Dokument, das als KIM-Nachricht an den Empfänger geht. Manche PVS reichern die Nachricht zusätzlich mit strukturierten Daten an, das ändert am Grundprinzip aber nichts.

Was Sie für den eArztbrief brauchen

Für einen funktionierenden eArztbrief-Versand müssen fünf Bausteine zusammenkommen: ein TI-Anschluss (Konnektor oder Nachfolgelösung), ein KIM-Postfach bei einem zugelassenen Anbieter, ein zertifiziertes eArztbrief-Modul in Ihrem PVS, ein aktivierter eHBA der zweiten Generation und ein E-Health-Kartenterminal. Fehlt einer davon, kommt kein signierter Brief raus.

Im Einzelnen bedeutet das:

• TI-Anschluss. Ohne funktionierende Telematikinfrastruktur läuft nichts. Der Konnektor (oder die künftige TI-Gateway-Lösung) stellt die abgesicherte Verbindung her.
• KIM-Postfach. Sie schließen einen Vertrag mit einem von der gematik zugelassenen KIM-Anbieter und bekommen ein oder mehrere KIM-Postfächer samt Client-Modul. Das Client-Modul läuft als Hintergrunddienst auf dem Praxisserver.
• eArztbrief-Modul im PVS. Ihr Praxisverwaltungssystem braucht ein zertifiziertes Modul, das den Brief erzeugt, zur Signatur gibt und über KIM verschickt. Anbieter wie Medistar, Turbomed oder Z1 liefern das als Update.
• eHBA G2. Der elektronische Heilberufsausweis der zweiten Generation ist Pflicht, weil nur er die qualifizierte elektronische Signatur erzeugen kann. Beantragt wird er bei Ihrer zuständigen Ärztekammer.
• E-Health-Kartenterminal. Es liest eHBA und SMC-B (Praxisausweis) ein und ist die Grundlage für die Signatur und die Komfortsignatur.

Quelle: KBV: eArztbrief, technische VoraussetzungenStand der KBV-Angaben: 17.04.2024.

eArztbrief einrichten: Schritt für Schritt

Die Einrichtung folgt einer festen Reihenfolge. Erst die Karten und Verträge, dann die Software, zuletzt der Testversand. Wer die Reihenfolge einhält, spart sich Rückschritte, weil jeder Schritt auf dem vorherigen aufsetzt.

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   eHBA beantragen und aktivieren
   Den elektronischen Heilberufsausweis der zweiten Generation bei der zuständigen Ärztekammer beantragen. Nach Erhalt die Karte über das Kartenterminal freischalten und die Signatur-PIN setzen. Ohne aktivierten eHBA ist keine Signatur möglich.
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   KIM-Postfach beauftragen
   Vertrag mit einem zugelassenen KIM-Anbieter schließen und Postfach einrichten lassen. Für Praxen mit mehreren Ärzten klären, ob ein gemeinsames oder mehrere Postfächer sinnvoll sind. Die KIM-Adresse wird im Verzeichnisdienst der TI hinterlegt.
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   KIM-Client-Modul installieren
   Das Client-Modul des Anbieters auf dem Praxisserver installieren und mit dem Konnektor verbinden. Der Dienst muss dauerhaft laufen, auch nach einem Server-Neustart automatisch starten.
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   eArztbrief-Modul im PVS aktivieren
   Das zertifizierte eArztbrief-Modul im Praxisverwaltungssystem einspielen oder freischalten. Prüfen, dass es auf dem aktuellen Stand ist, da veraltete Module Versandfehler verursachen.
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   Komfortsignatur konfigurieren
   Am Konnektor die Komfortsignatur für den eHBA aktivieren, damit nicht jeder Brief einzeln per PIN signiert werden muss. Sitzungsdauer und Kartenbindung an den Praxisalltag anpassen.
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   Testversand durchführen
   Einen Testbrief an ein bekanntes KIM-Postfach senden (zum Beispiel an die eigene zweite Adresse oder einen kooperierenden Kollegen) und den Eingang prüfen. Erst wenn Versand und Empfang sauber laufen, in den Regelbetrieb gehen.

Die qualifizierte elektronische Signatur mit dem eHBA

Jeder eArztbrief muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterschrieben werden. Diese Signatur ist der elektronischen Handunterschrift rechtlich gleichgestellt und lässt sich nur mit dem persönlichen eHBA erzeugen. Der Praxisausweis SMC-B reicht dafür ausdrücklich nicht, er authentifiziert nur die Praxis am Dienst.

Die QES ist der Grund, warum der eHBA nicht optional ist. Sie stellt sicher, dass der Brief nachweisbar von einer bestimmten Ärztin oder einem bestimmten Arzt stammt und unterwegs nicht verändert wurde. Ohne gültige QES nimmt der Empfänger den Brief zwar technisch an, aber er ist rechtlich nicht als signierter Arztbrief einzuordnen, und die Vergütung setzt die Nutzung eines abgesicherten Dienstes mit qualifizierter Signatur voraus.

Im Alltag wäre es unpraktikabel, für jeden einzelnen Brief die PIN einzugeben. Dafür gibt es die Komfortsignatur: Sie geben die PIN einmal ein und können danach über eine konfigurierte Zeitspanne mehrere Briefe signieren, ohne die Karte erneut freizuschalten. Die Sitzung ist an den eHBA gebunden. Wird die Karte gezogen oder läuft die Sitzung ab, muss die PIN neu eingegeben werden.

Quelle: Bundesärztekammer: FAQ zum elektronischen Heilberufsausweis

Versand und Empfang über KIM im Praxisalltag

Ist alles eingerichtet, erzeugen Sie den eArztbrief direkt aus dem PVS heraus, signieren ihn per Komfortsignatur und wählen die KIM-Adresse des Empfängers aus. Der Brief wird verschlüsselt über KIM zugestellt und landet beim Empfänger als KIM-Nachricht, die dessen PVS wiederum in die Patientenakte einsortiert.

Die Empfängeradresse finden Sie über den Verzeichnisdienst der TI (VZD), der in den meisten KIM-Clients als Adressbuch eingebunden ist. Dort sind Praxen, MVZ und Kliniken gelistet, sofern sie KIM nutzen. Ist der gewünschte Empfänger nicht im Verzeichnis, hat er entweder kein KIM oder seine Adresse ist nicht freigegeben, dann bleibt vorerst nur der klassische Weg.

Damit der laufende Betrieb stabil bleibt, sind zwei Dinge entscheidend: Das KIM-Client-Modul muss durchgehend laufen, und die SMC-B sowie der eHBA dürfen nicht unbemerkt ablaufen. Beides sind die häufigsten Ursachen für plötzlich stockenden Versand. Wenn KIM insgesamt streikt, hängt das oft am selben Punkt wie bei der eAU, nämlich am Konnektor. Was dann zu tun ist, steht im Beitrag TI-Konnektor offline: Sofortmaßnahmen.

eArztbrief oder Fax: der direkte Vergleich

Der eArztbrief ersetzt Fax und Papierbrief nicht nur aus Bequemlichkeit, sondern weil er sicherer und dokumentierbar ist. Das Fax gilt datenschutzrechtlich seit Jahren als kritisch, weil der Übertragungsweg nicht verschlüsselt ist und Fehlversände kaum nachvollziehbar sind. Der folgende Vergleich zeigt die wesentlichen Unterschiede.

Vergütung: 28 und 27 Cent, aber mit Deckel

Für den eArztbrief gibt es Geld, allerdings überschaubar. Für den Versand rechnen Sie 28 Cent über die GOP 86900 ab, für den Empfang 27 Cent über die GOP 86901. Beide Positionen zusammen sind auf höchstens 23,40 Euro je Quartal und Arzt gedeckelt. Zusätzlich gibt es den Strukturzuschlag GOP 01660 für den Versand, der nicht gedeckelt ist.

Rechtsgrundlage ist die Vereinbarung zwischen KBV und GKV-Spitzenverband zum eArztbrief auf Basis des SGB V (nach KBV-Angabe § 383 SGB V), die aktuelle Vertragsfassung stammt vom 6. Mai 2024. Der wirtschaftliche Anreiz liegt weniger in den Centbeträgen als im Wegfall von Porto, Faxkosten und Scanarbeit sowie in der vollen TI-Pauschale, dazu gleich mehr.

Quelle: BMG: Gesundheits-Digitalagentur-Gesetz (GDAG)

Empfangspflicht und TI-Pauschale: der eigentliche Hebel

Der wichtigste finanzielle Punkt ist nicht die Versandpauschale, sondern die TI-Pauschale. Seit dem 30. Juni 2024 muss jede an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmende Praxis eArztbriefe über KIM mindestens empfangen können. Und seit dem 1. März 2024 ist ein aktuelles eArztbrief-Modul Voraussetzung für die volle monatliche TI-Pauschale.

Fehlt das Modul, wird die TI-Pauschale um 50 Prozent gekürzt. Das gilt unabhängig davon, ob Sie aktiv Briefe versenden. Die reine Empfangsfähigkeit mit aktuellem Modul ist die Bedingung. Damit ist der eArztbrief faktisch keine freiwillige Komfortfunktion mehr, sondern an die volle TI-Finanzierung gekoppelt.

Quelle: GKV-Spitzenverband: Telematikinfrastruktur und TI-FinanzierungZur Finanzierung der TI und der TI-Pauschale, einschließlich der Kürzungsregelungen bei fehlenden Anwendungen.

Häufige Stolperfallen beim eArztbrief

Die meisten Probleme beim eArztbrief sind dieselben wie bei allen KIM-Anwendungen. Ein abgelaufenes Kartenzertifikat, ein nicht laufendes KIM-Client-Modul oder ein PVS, das nach einem TI-Update nicht mitgezogen wurde. Diese drei Ursachen erklären den Großteil aller Versandfehler.

Abgelaufener eHBA oder SMC-B. Karten haben ein Ablaufdatum. Läuft der eHBA ab, ist keine Signatur mehr möglich, läuft die SMC-B ab, bricht KIM weg. Beide Ablaufdaten gehören in eine Wiedervorlage, damit die Ersatzkarte rechtzeitig da ist.

KIM-Dienst gestoppt. Das Client-Modul läuft als Hintergrunddienst. Nach einem Server-Neustart startet es nicht immer automatisch. Dann wirkt die eArztbrief-Funktion im PVS normal, der Brief geht aber nicht raus.

PVS nicht auf aktuellem Stand. Nach Updates der TI oder des KIM-Anbieters brauchen manche PVS-Versionen ein eigenes Update. Fehlt es, scheitert der Versand mit einer oft wenig aussagekräftigen Fehlermeldung.

Wenn eArztbrief, eAU und eRezept gleichzeitig klemmen, liegt es fast immer am Konnektor und nicht am einzelnen Modul. Die systematische Fehlersuche für diese Fälle haben wir in den Stolperfallen bei eAU und eRezept zusammengetragen. Wiederholte Störungen sind zudem nach der KBV-IT-Sicherheitsrichtlinie nach § 390 SGB V dokumentationswürdig.

Quelle: gematik Fachportalgematik Fachportal: Kommunikation im Medizinwesen (KIM) und angebundene Fachanwendungen.

Wie ITCC beim eArztbrief unterstützt

ITCC ist die externe IT-Abteilung für medizinische Einrichtungen in der Pfalz, der Region Rhein-Neckar und Rhein-Main. Beim eArztbrief übernehmen wir die Teile, die technisch aufwändig oder fehleranfällig sind: die saubere Einrichtung von KIM-Postfach, Client-Modul und eArztbrief-Modul, die Konfiguration der Komfortsignatur und den kontrollierten Testversand, bevor Sie in den Regelbetrieb gehen.

Im laufenden Betrieb behalten wir die Ablaufdaten von eHBA und SMC-B im Blick, überwachen den KIM-Dienst und den Konnektor und greifen ein, bevor ein abgelaufenes Zertifikat den Versand stoppt. Sie müssen sich nicht merken, wann welche Karte erneuert werden muss, und Sie sichern sich die volle TI-Pauschale, ohne sich in die technischen Details einzuarbeiten.

Wenn Sie den eArztbrief einführen oder einen stockenden Versand endlich stabil bekommen wollen, sprechen Sie uns an. Wir schauen uns Ihre TI-Anbindung an und sagen Ihnen ehrlich, was zu tun ist.

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